Форма ао 1 в excel. Авансовый отчет: что можно принять к учету, образец заполнения, основные проводки

У каждого субъекта бизнеса периодически возникает необходимость в осуществлении хозяйственных расходов в целях обеспечения функционирования предприятия. В основном они производятся наличным путем через подотчетников, которые определяются в специальном распоряжении руководителя. При этом затраты должны быть осуществлены на цели, на которые были выданы деньги.

Авансовый отчет это документ, составляемый материально ответственным лицом в случае осуществления им производственных или хозяйственных расходов, на которые ранее выдавались из кассы или путем перечисления деньги фирмы.

Данный бланк обязателен к заполнению, если осуществлялась выдача средств в подотчет. Росстат рекомендует использовать документ форма АО-1.

Перечень лиц предприятия, которым разрешается выдавать деньги, определяется на специальным приказом. В нем желательно отразить поименный список подотчетников, размер сумм, которые им могут выдаваться, а также закрепить цели расходования этих средств.

Подотчетными могут быть как работающие на предприятии лица, так и привлеченные по договорам подряда люди.

Законодательство требует, чтобы работники, которым выданы средства для произведения расходов, осуществили их в установленных целях, а руководитель проверив все представленные к авансовому отчету документы, утвердил эти затраты.

Только после того как авансовый отчет прошел процедуру утверждения, эти траты могут быть включены в состав затрат предприятия. Таким образом, этот бланк является первичным документом, подтверждающим наличные расходы компании.

Внимание! Оформляя и принимая авансовый отчет надо помнить, что его при проверке обязательно будут смотреть контролирующие органы, и если он составлен с неточностями или прилагаемые документы не соответствует установленным требованиям, то расходы по этому документу исключат при налогообложении.

В каком случае применяется авансовый отчет

Выданные работнику средства должны быть использованы строго на установленные цели либо возвращены в кассу предприятия обратно. Основным документом по выплате сумм в подотчет является , на котором должна быть проставлена виза руководителя.

В локальных актах предприятии закрепляются сроки, в течение которых подотчетный работник должен отчитаться либо вернуть ранее выданные деньги. Авансовый отчет надо оформлять, если им были произведены расходы. Данный документы позволяет списать выданные суммы с подотчетника на затраты.

Составлять авансовый отчет по командировке должен каждый вернувшийся из служебной поездки работник. В связи с этим повышается его роль, так как многие составляемые ранее документы стали необязательными к заполнению. По сути авансовый отчет остался единственным отчетом, представляемым командируемым своему руководству.

Составление авансового отчета является обязательным, это правило закреплено в Порядке ведения кассовых операций. Освобождаются от составления данного документа только предприниматели, которые ведут учет по упрощенной процедуре.

бухпроффи

Важно! Однако, следует не забывать о том, что существует лимит расчетов наличными между организациями или ИП в размере 100000 рублей. Свыше этого размера, должны использоваться только безналичные платежи, что исключает подотчет.

Что можно принять к учету

Каждый специалист бухгалтерии и сам работник должны знать перечень документов, которые можно приложить в качестве подтверждения расходов к авансовому отчету.

После этого документ делится на две таблицы. Сведения в них вносит бухгалтер. В левой отражается движение подотчетных средств по работнику - остаток с предыдущей выдачи или перерасход, выданная сумма, израсходованная сумма, текущий остаток.

Внимание! С 19 августа 2017 года работник может получить суммы в подотчет, не отчитавшись за предыдущий аванс.

В правой таблице проставляются бухгалтерские проводки.

Ниже бухгалтер должен записать количество документов, которые предоставил работник, и на скольких листах они располагаются.

После выполнения проверки бухгалтер должен поставить подпись и прописью указать утвержденную сумму. Далее бланк передается главному бухгалтеру на рассмотрение.

Если у работника после предоставления отчета выявлены денежные суммы, которые ему необходимо вернуть, либо наоборот, нужно компенсировать излишне им потраченные, то реквизиты кассового документа проставляются ниже.

Внимание! На время проверки авансового отчета сотруднику выдается расписка о его принятии. В ней кратко дублируются сведения принятого документа.

Оборотная сторона

На этой стороне располагается таблица, в которую подотчетник вносит все прикладываемые документы. На каждый бланк отводится одна строка.

Авансовый отчет. Форма АО-1 – это документ первичной бухгалтерской отчетности, отображающий целевое использование подотчетных сумм денежных средств, выданных ранее авансом с приложением документов, являющихся доказательством их расходования. Форма отчета унифицирована, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 №55 и кодом по ОКУД 0302001. Для бюджетных организаций предусмотрена другая форма, № , утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н.

Целью составления авансового отчета является последующая проверка расходования средств, выданных авансом, подтверждение руководителем организации их использования, а также последующее списание производственных расходов. Документ заполняется лицом, получившим средства авансом под отчет.

Список лиц, имеющих право получать деньги под отчет, утверждается приказом о подотчетных лицах, который должен быть в наличии в бухгалтерии организации. Денежные средства выдаются через кассу предприятия по , в котором должно быть указано целевое предназначение этой суммы. Срок, на который предоставляется аванс, также утверждается соответствующим приказом по предприятию.

Предоставление командировочных средств осуществляется на основании приказа руководителя или командировочного удостоверения. По окончании командировки, подотчетное лицо обязано предоставить отчет с приложением документов, подтверждающих целесообразность понесенных расходов. Бланк авансового отчета заполняется в одном экземпляре с обеих сторон. Лицевая сторона заполняется подотчетным лицом и содержит следующие данные:

• наименование организации, дату заполнения отчета и его номер;
• фамилию, имя, отчество подотчетного лица, его табельный номер (при наличии), отдел, в котором он числится.

В левом нижнем углу подотчетное лицо заполняет таблицу, которая отображает сведения о предыдущих выданных ему авансах, суммах денежных средств, полученных им в данный момент, их расходе, перерасходе, остатке. На обратной стороне бланка вносится перечень документов, подтверждающих расходование денежных средств (квитанции, чеки ККМ, транспортные документы, командировочное удостоверение и т.п.), а также суммы затрат по каждому из них (графы 1-6). Документы, служащие приложением к отчету, нумеруются в нем в порядке их записи.

В случае, когда аванс был выдан в иностранной валюте, заполняются: строка 1а лицевой стороны, а также графы 6 и 8 оборотной. После заполнения документа подотчетным лицом, он передается на проверку правильности заполнения главному бухгалтеру. Если документ заполнен правильно, бухгалтер ставит отметку, свидетельствующую о том, что отчет утвержден согласно соответствующей сумме (цифрами и прописью), а на лицевой стороне заполняет расписку и передает ее подотчетному лицу.

После проверки бухгалтером авансовый отчет передается на утверждение руководителю, после чего принимает к учету с целью списания соответствующей суммы расходов. Если подотчетное лицо имеет задолженность по ранее выданным авансам, выдача ему последующих сумм осуществлена быть не может.

Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет"

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО СТАТИСТИКЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении унифицированной формы первичной
учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет"

_______________________________________________________________________________
Документ не нуждается в госрегистрации
Министерства юстиции Российской Федерации
Письмо Минюста России от 28 августа 2001 года N 07/8637-ЮД.
______________________________________________________________________________

Государственный комитет Российской Федерации по статистике

постановляет:

1. Утвердить согласованную с Министерством финансов Российской Федерации и Министерством экономики Российской Федерации унифицированную форму первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" с указаниями по ее применению и заполнению и ввести ее в действие с 1 января 2002 года.

2. Установить, что указанная в пункте 1 настоящего постановления унифицированная форма первичной учетной документации применяется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Председатель
Госкомстата России
В.Соколин

Унифицированная форма N АО-1

Унифицированная форма N АО-1

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Госкомстата России
от 01.08.2001 N 55

Оборотная сторона формы N АО-1

Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1)

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" (не нуждается в госрегистрации)

Авансовый отчет – бухгалтерский документ, подтверждающий расход наличных средств, выданных в качестве аванса с кассы предприятия, на нужды, связанные с осуществлением юридическим лицом производственно-хозяйственной деятельности.

Авансовый отчет: трансформация

В своей первоначальной форме АО-1, в числе прочих первичных документов бухгалтерского учета , был утвержден постановлением № 55 от 01.08.2001 года. В 2013 году введенная в действие вышеуказанным постановлением форма объявлена не обязательной к применению, и субъектам хозяйственной деятельности разрешено разрабатывать и использовать бланки собственного образца, которые, однако, должны содержать обязательные установочные данные, перечень которых имеется в нормах Закона «О бухгалтерском учете» (ч. 2 ст. 9). Тем не менее, несмотря на возможность формировать документ по своему усмотрению, подавляющей частью субъектов финансовой деятельности и сегодня используется в документообороте унифицированная форма АО 1.

В первоначальном варианте бланк авансового отчета форма АО-1 word-формата можно скачать ниже.

Нормативные документы, регулирующие обращение авансового отчета

Указанием ЦБР за № 3210-У от 11.03.14 года, а также некоторыми нормами Положения о командировках, устанавливается принцип составления, сдачи ответственным лицом, последующий учет и хранение авансовых отчетов.

Концепция работы с АО-1

Чтобы авансовый отчет по форме N АО-1, мог быть принят к последующему учету как финансовый документ, подтверждающий затраты по хозяйственной деятельности, должен быть соблюден ряд требований и условий по основным критериям работы с документом.

Формирование и сдача авансового отчета: кто?

Лицом, которое в соответствии с нормами Указания № 3210-У, может быть допущено к формированию и сдаче отчета об авансовых выплатах, может являться:

• штатный работник предприятия,
• физическое лицо, которое находится с предприятием в отношениях, регулируемых условиями договора подряда или об оказании услуг (приравниваются к штатным работникам, что обусловлено письмом ЦБР № 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.14 г.),

которому ранее из кассы предприятия были выданы подотчет наличные деньги.

Выдача денег подотчет: кому?

Законодательные нормы не устанавливают строгий перечень лиц, уполномоченных получать в кассе наличные средства подотчет. Эта функция оставлена на усмотрение собственника, и оформляется внутренним приказом.

Для оптимизации внутренней системы учета и отчетности, собственник условиями ЛНА (приказ по предприятию, распоряжение, инструкция) правомочен предусматривать круг лиц, которыми может быть составлена и сдана форма ОА-1 – авансовый отчет по затратам средств на различные виды хозяйственных нужд.

Выдача средств под отчет осуществляется по заявлению (служебной записке) работника, которое визируется руководителем, и является основанием для издания приказа о выдаче авансовой суммы, выписки расходного кассового ордера и выдачи наличных средств.

Следует учитывать, что к работе с документом могут привлекаться работники, не имеющие навыков обращения с документами по подотчетным выплатам, поэтому на авансовый отчет форма АО-1 образец заполнения должен находиться в открытом доступе – на доске с образцами документов.

Сроки: в течение какого времени подотчетное лицо обязано сформировать и сдать АО-1?

Сдать АО-1 об израсходованной сумме, прилагаемые к нему подтверждающие финансовые документы, а также остаток авансовой суммы (если таковой имеется) работник обязан не позднее, чем через 3 рабочих дня:

• с момента окончания срока подотчетного периода,
• с первого выхододня после окончания командировки (если в расходном ордере указано назначение авансовой выплаты – «командировочные расходы»).

Проверка и утверждение АО-1: в какие сроки?

После того, как подотчетное лицо подготовит и сдаст отчет, он должен быть проверен и утвержден в сроки, установленные внутренним нормативным актом предприятия, который издается и утверждается в начале каждого финансового года.

Для формирования отчета работник может получить бланк у кассира или в бухгалтерии (если на предприятии используется произвольный стандарт АО-1) либо может, если на предприятии применяется унифицированная форма АО-1, скачать бланк в конце статьи, и заполнить его по установленной форме.

После сдачи АО-1, документ проходит проверку и утверждается руководителем. На основании утвержденного отчета с работником должен быть произведен окончательный кассовый расчет – возврат остатка или выплата перерасходованной суммы, если таковая признана руководителем объективной.

Данные, отражаемые в отчете

Работником, получавшим ранее по РКО деньги подотчет, заполняется произвольная или унифицированная форма АО-1 авансовый отчет, в которой должны быть отражены:

• сумма, выданная работнику из кассы;
• общая сумма фактических затраченных средств;
• сумма остатка или перерасхода.

При несовпадении суммы аванса и израсходованных средств бланк в разделе проводок заполняется следующим образом:

О выдаче суммы, составившей перерасход, в случае если она будет утверждена руководителем предприятия, в бланке авансового отчета делается соответствующая запись:

Лицам, отчитывающимся по авансовым выплатам, следует помнить, что без предоставления документов, подтверждающих затраты, авансовый отчет не может быть принят к проверке и утверждению, поэтому финансовые документы (товарный либо кассовый чек , счет-фактура и проч.), подтверждающие расходы выданных средств, являются обязательным приложением к АО-1. Перечень прилагаемых документов указывается в специальной графе, на обороте бланка.

Авансовый отчет (форма АО-1) – это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете , и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.

Авансовый отчет АО –1 является первичным документом , необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели , такие как :

• командировочные расходы ;
• административные или производственные расходы .

Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером (РКО ). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели , которые были прописаны в РКО . Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику , который заключил трудовой договор с организацией , и его фамилия включена в перечень приказа о лицах , которые могут брать деньги в подотчет . Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение .

После того , как подотчетник потратил выданные средства , составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней .

Как правильно заполнить АО-1? Предлагаем вам скачать образец авансового отчета, который вы найдете в конце статьи. Пустой бланк авансовый отчет скачать можно также ниже.

Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником . К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.

Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах.

Порядок составления авансового отчета (форма АО –1)

Документ оформляется как работником , так и сотрудником бухгалтерской службы .
Подотчетному лицу необходимо заполнить следующие данные :
1 . Название организации ;
2 . Дата составления ;
3 . Назначение аванса (производственные , представительские , командировочные расходы и т .д .);
4 . Персональные данные , а именно : фамилию и инициалы , структурное подразделение , в котором работает подотчетник , табельный номер , должность ;
5 . Информация о размере последнего аванса ;
6 . Сумма подотчета , выданного кассиром ;
7 . Графы «Израсходовано », «Остаток /Перерасход », а также информация о количестве документов , которые прикладываются к АО –1 , заполняются после написания и расчета на другой стороне отчета необходимых данных ;
8 . Табличная часть об израсходованных средствах , а именно :

• порядковый номер . Все документы , которые прилагаются к авансовому отчету , должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня ;
• номер , дата каждого документа , подтверждающего целевое расходование средств ;
• название документов , приобщенных к АО –1 (товарный (кассовый ) чек , квитанции к ПКО , командировочное удостоверение ,счет –фактура и т .п .), на что потрачены деньги ;
• сумма расхода переписывается с каждого документа . Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 (это зависит от валюты расчетов );
• расчет конечной суммы . Далее итог переписывается в графу «Израсходовано » (пункт 7 ).

После того , как подотчетник сдал АО –1 , сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа , который подтверждает сумму потраченных средств , их правильное расходование на поставленные цели , а также нужно заполнить остальные разделы . Для подтверждения того , что отчет по форме АО –1 сдан в бухгалтерию , сотруднику выдается расписка . После просмотра всех документов в оригинале , которые подтверждают расход , проверки правильности заполнения авансовый отчет АО –1 подписывается главным бухгалтером , бухгалтером и директором , далее принимается к учету .

Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения

Форма авансового отчета - это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.

Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?

На лицевой стороне бланка оформляются строки:

• наименование организации;
• дата составления отчета;
• структурное подразделение, в котором он работает;
• свои ФИО, должность, табельный номер;
• назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);

На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.

Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?

Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.

Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.

С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.

Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:

• в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» – фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше - то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по , если есть перерасход - то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по .В случае остатка/перерасхода нужно заполнить также «остаток внесен/остаток выдан в сумме» под таблицами на лицевой стороне.
• вторая таблица дополняет первую, в ней напротив заполненных строк первой таблицы ставятся соответствующие корреспондирующие .

Пример заполнения авансового отчета №АО-1

На рисунке ниже представлен образец заполнения бланка авансового отчета.

Образец заполнения лицевой стороны отчета

На рисунке ниже представлен образец заполнения оборотной стороны отчета.

Образец оформления оборотной стороны формы №АО-1